Configuración Básica
Grupo Empresarial
El Grupo Empresarial, conocido en inglés como "Client" o Tenant, es la unidad básica de la base de datos de la empresa y equivale al código de la compañía en el sistema. La información se almacena en las tablas ad_client y ad_clientinfo.
Todas las tablas de la base de datos de iDempiere asocian sus registros a la compañía a través del campo ad_client_id (NUMERIC(10,0) NOT NULL).
Para introducir o modificar la información del Grupo Empresarial, utiliza el menú:
Administración del Sistema -> Reglas del Grupo Empresarial -> Grupo Empresarial
En la pestaña "Información de Grupo Empresarial", es crucial complementar datos como el Calendario y los Logos para reportes y pantallas. El Calendario se definirá más adelante en la sección de Finanzas.
Organización
La Organización es el primer nivel de división del Grupo Empresarial. Puede ser una empresa, una división geográfica o un departamento, según lo que el usuario configure. Funciona de manera similar a un centro de costo en otros sistemas.
La información de la organización se identifica por el campo ad_org_id (NUMERIC(10,0) NOT NULL).
Para introducir o modificar la información de una Organización, ve al menú:
Administración del Sistema -> Reglas de la Organización -> Organización
En la pestaña "Información de la Organización", encontrarás datos importantes como:
- Localización: La dirección fiscal de la organización.
- Calendario: Esencial para definir los periodos contables.
- Teléfonos, Fax e E-mail.
- Tipo de Contribuyente del Impuesto (
Tax Payer Type) y el CódigoISIC, ambos relevantes para la gestión de impuestos y retenciones.
Tipo de Entidad (Entity Type)
Para el desarrollo de módulos, se adoptará el código "AMERP" como clave de entidad del sistema. Las variables añadidas a las tablas llevarán este prefijo, excepto en algunas excepciones, y se aplicará al campo "Entity Type" en todo el modelo del Diccionario de Aplicaciones.
Usuarios y Roles
La seguridad en iDempiere se basa en la definición de Roles y la posterior asignación de Usuarios a dichos roles.
Al ingresar al sistema, lo primero que se solicita es el Usuario y Contraseña. Es importante seleccionar el Lenguaje. Si trabajas como usuario, elige Español. Si eres administrador y usarás el Application Dictionary, selecciona Inglés.
A continuación, el sistema te pedirá:
- Grupo Empresarial
- Perfil (Rol)
- Organización
- Almacén por defecto
- Fecha
Si el usuario tiene más de un Rol, debe seleccionar el que corresponda a la tarea que va a realizar. Si en el campo Organización se permite la opción *, el usuario puede realizar procesos comunes a todas las organizaciones del Grupo Empresarial. Para las tareas diarias, es mejor seleccionar una organización específica.
La información de usuarios y roles se almacena en las tablas ad_user y ad_rol, respectivamente. Una variable clave en la tabla ad_user es isaccessadvanced, que debe estar en 'Y' para habilitar las funciones de exportar e importar.
Definición y Gestión de Roles y Usuarios
La definición de roles se realiza por un usuario con perfil de administrador.
Administración del Sistema -> Reglas Generales -> Seguridad -> Rol
Los roles se configuran con pestañas que definen sus funciones, como Acceso a Organización, Acceso a Ventanas y Acceso a Procesos.
Los Usuarios representan a las personas que ejecutan los roles. Se les asigna una identificación y una clave. En iDempiere, los usuarios están asociados a los Terceros. Aunque los usuarios suelen ser trabajadores, también se pueden definir roles y tareas para terceros como clientes y proveedores.
Para registrar un usuario, la vía recomendada es a través del mantenimiento de Terceros en la pestaña Contacto Usuario:
Relación con Terceros -> Reglas de Tercero -> Tercero
También se puede hacer desde el menú de administración, pero se debe seleccionar el tercero asociado:
Administración del Sistema -> Reglas Generales -> Seguridad -> Usuario
Se recomienda usar el RIF como nombre de usuario para trabajadores, y usNNNNNNNN para proveedores y clientes, donde NNNNNNNN es su código de tercero.
Finalmente, el rol se asigna al usuario a través de la misma opción de Usuario o desde la opción de Rol, donde se asignan los usuarios a cada rol.