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Saldos Iniciales

La carga de saldos iniciales de contabilidad requiere un cuidado especial, ya que los saldos de ciertas cuentas, como Caja, Bancos, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar e Inventarios, solo deben moverse a través de documentos específicos, y no mediante transacciones contables directas.

Para facilitar la carga, se deben crear cuentas temporales, por ejemplo, 111999, 113999, 213999 y 115999, con la descripción "Saldos Iniciales". Estas cuentas deben quedar en cero al finalizar la carga y luego ser inactivadas.

Además, se deben crear las Combinaciones de Cuentas (Account Combinations) y los Cargos (Charges) correspondientes para estas cuentas temporales.

Finalmente, se elabora un asiento inicial con el período anterior al mes en que se comienza a usar el sistema.

Saldos Iniciales de Cuentas por Cobrar​

Las facturas de Cuentas por Cobrar deben registrarse a los socios de negocio específicos. Para ello, utiliza el menú:

Ventas -> Facturas de Ventas -> Ventas y Cxc Clientes

En el encabezado del documento, ingresa los datos de la factura. En las líneas, coloca una cantidad de 1 y usa el cargo que creaste previamente (113999). De esta forma, el sistema asignará la cuenta por cobrar al socio de negocio y acreditará a la cuenta de saldos iniciales de CxC (113999), la cual debe terminar en cero.

Saldos Iniciales de Cuentas por Pagar​

Las facturas de Cuentas por Pagar se registran de manera similar, usando el menú:

Compras -> Facturas y CxP Proveedores

En este caso, utiliza el cargo asociado a la cuenta de saldos iniciales de CxP (213999).

Saldos Iniciales de Inventarios​

Los inventarios se pueden cargar a través del menú Inventario Físico:

Gestión de Materiales -> Inventario Físico

Esta opción es adecuada para cantidades pequeñas de productos. Para lotes grandes, se recomienda usar la importación de datos:

Administración del Sistema -> Datos -> Importar Datos -> Importar Inventario

Antes de la importación, debes realizar los siguientes pasos adicionales:

  • Definir un Cargo para los Saldos Iniciales de Inventario (ej. 115999).
  • Crear un Tipo de Documento llamado MM Cost Adjust.
  • Verificar que los Almacenes tengan una ubicación por defecto.

Procedimiento de importación:

  1. Crea un archivo CSV: La forma más fácil es crear un registro manual de inventario físico y exportarlo a CSV. Luego, usa ese archivo como plantilla para cargar el resto de los productos.

    • Datos clave a incluir: Organización, Tipo de Documento (Inventario Físico), Fecha del Movimiento, Ubicación, Producto, Cantidad Contada (Existencia Inicial) y Costo Actual.

  2. Procesar el archivo: Una vez que el archivo CSV está listo, ve a la opción de Importar Inventario y ejecuta el proceso.

  3. Verificar y completar el documento: Si dejas la opción de documento en blanco, el registro de Inventario Físico se creará en modo borrador. Deberás completarlo manualmente.

Al procesar el documento de Inventario Físico, el sistema ajustará la existencia física y el costo. El ajuste contable se registrará en la cuenta 515615 - Ganancia o Pérdida por ajuste de Inventario Físico. Deberás realizar un asiento posterior para mover este saldo a la cuenta temporal de saldos iniciales de inventario (115999) que creaste previamente.